Warum deine Buchhaltung wie ein Kücheneinbau ist
Stell dir vor, du baust bei einem Kunden eine komplette Küche – mit Herd, Backofen, Kühlschrank, Spülmaschine, LED-Beleuchtung und Wasseranschluss.
Du hast 5 Mitarbeiter am Start, jeder übernimmt seinen Part:
- Einer macht Wasser,
- einer Strom,
- einer baut die Schränke,
- einer setzt den Spiegel,
- einer montiert das Licht.
Ohne Bauplan läuft das schnell aus dem Ruder:
Der Elektriker wartet auf den Schrankbauer, der Kühlschrank steht da, wo eigentlich der Backofen hin sollte – und die Beleuchtung geht nur an, wenn man den Wasserhahn aufdreht.
Was ist die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation ist in deiner Buchhaltung das, was der Montageplan auf der Baustelle ist:
- Wie kommen die Belege ins Unternehmen? (Post, E-Mail, App, persönlich)
- Wer macht was? (Chef, Mitarbeiter, Steuerberater)
- Mit welchen Werkzeugen wird gearbeitet? (Software, Scanner, Cloud)
- Wie wird sichergestellt, dass nichts verloren geht oder heimlich verändert wird?
Das Finanzamt als TÜV
Am Ende kommt der TÜV – in diesem Fall das Finanzamt – und macht die Abnahme.
Wenn der Prüfer sagt:
„Hier stimmt der Plan, alles nachvollziehbar“ – prima, Küche (äh, Buchhaltung) abgenommen.
Aber wehe, der „TÜV“ findet Mängel:
Dann wird’s teuer – genau wie bei einer echten Nachbesserung.
Und das kann richtig ins Geld gehen, wenn das Finanzamt anfängt zu schätzen.
Der 2-Minuten-Küchenbau-Check für Betriebe mit 5 Mitarbeitern
- Beleglieferung – Weißt du, wie alle Rechnungen bei euch ankommen?
- Aufgabenteilung – Ist klar geregelt, wer was macht?
- Werkzeugkoffer – Sind Programme, Scanner und Systeme dokumentiert?
- Qualitätskontrolle – Werden Änderungen ordentlich protokolliert?
- Plan-Update – Wird der Bauplan angepasst, wenn sich Abläufe ändern?
Was ich als Steuerberater für dich tun kann
Ich, Christoph te Heesen, bin dein Projektleiter für den Küchenbau deiner Buchhaltung – und ich sorge dafür, dass der „TÜV“ am Ende nur nicken kann:
- Bestandsaufnahme deiner Abläufe mit dir und deinem Team
- Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
- Regelmäßige Updates, wenn sich Technik, Team oder Prozesse ändern
- Vorbereitung auf die Abnahme – damit das Finanzamt nichts zu meckern hat
Kurz gesagt:
Du arbeitest, ich plane – und zusammen sorgen wir dafür, dass bei der „Abnahme“ durch den Finanzamt-TÜV alles passt.
💡 Extra-Tipp für Handwerker in Duisburg und Umgebung:
Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht – egal, ob du 2 oder 20 Mitarbeiter hast.
Sie spart dir im Ernstfall Zeit, Nerven und Geld – und macht jede Prüfung so entspannt wie eine perfekt eingebaute Küche mit Top-Abnahme.
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