Seit dem 1.1.2025 ist das ELSTER-Portal für die Mitteilungspflicht elektronischer Aufzeichnungssysteme live. Für viele Unternehmer stellt sich nun die Frage: Muss ich mein elektronisches Kassenbuch auch melden?
Wenn ja, hieße das: Technische Sicherheitseinrichtung, Belegausgabepflicht, Papierkram ohne Ende. Ein Albtraum für jeden, der eigentlich nur seine Buchhaltung sauber halten will. Also – zählt das Kassenbuch im Computer nun als elektronisches Aufzeichnungssystem oder nicht?
Kurz gesagt:
✅ Elektronische Kassenbücher sind GoBD-konforme Datenverarbeitungssysteme ✅ Aber: Sie sind keine spezialisierten Kassensysteme für den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen.
✅ Ergo: Keine Mitteilungspflicht nach § 146a AO! 🎉
Was bedeutet das für dich als Unternehmer?
Stell dir vor, du betreibst ein kleines Café in Duisburg-Ruhrort oder ein Friseurgeschäft in Meiderich. Du führst dein Kassenbuch digital, weil Papier einfach nicht mehr zeitgemäß ist. Jetzt kommt die Frage: Ist dein digitales Kassenbuch eine „elektronische Kasse“ im Sinne des Gesetzes?
💡 Nein!
Eine Kasse im Sinne des Gesetzes muss:
✔ Verkäufe mit allen Details aufzeichnen (Artikel, Preis, Steuersatz, Zahlungsmethode, Uhrzeit)
✔ Rückgaben, Gutscheine und Trinkgelder erfassen
✔ Einen ordnungsgemäßen Beleg drucken oder digital ausgeben
Kurz gesagt: Dein digitales Kassenbuch kann zwar Zahlen speichern, aber es ist keine Kasse. So wie ein Notizblock auch kein Rechnungsbuch ist.
Was wäre, wenn das anders wäre?
Mal angenommen, jede Excel-Tabelle oder jedes Online-Kassenbuch müsste plötzlich als Kassensystem mit TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ausgestattet werden…
🔹 Dann müsste der Dönerladen an der Königsstraße für jede Zutat eine eigene Umsatzsteuer-ID angeben.
🔹 Die Bäckerei auf der Mülheimer Straße würde für jede Brötchensorte einen separaten Beleg brauchen.
🔹 Und der Friseur in Duissern müsste für jedes Mal „Nachschneiden“ einen Storno-Vorgang machen.
Klingt absurd? Genau das zeigt, warum elektronische Kassenbücher nicht unter § 146a AO fallen!
Fazit: Kein Stress!
Die Regelung gilt nur für richtige Kassen- oder POS-Systeme (wie die in Supermärkten oder Restaurants). Wer nur ein elektronisches Kassenbuch nutzt, kann die Mitteilungspflicht und die Belegausgabepflicht getrost vergessen.
Bleibt nur zu hoffen, dass der Gesetzgeber in Zukunft die Begriffe etwas klarer definiert – bevor noch jemand auf die Idee kommt, Word als zertifizierteBuchhaltungssoftware anzuerkennen. 😄