Die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 klingt für viele Unternehmer erstmal wie ein neues Werkzeug, das keiner bestellt hat. Aber: Ab 2025 müssen Sie es einsetzen – ob Sie wollen oder nicht.
Damit Sie nicht im Blindflug starten, haben wir die wichtigsten Punkte aus dem BMF-Entwurf vom 25.06.2025 [1] und dem GoBD-Schreiben vom 14.07.2025 [2] für Sie zusammengestellt.
1. Pflicht zur Annahme – keiner kommt mehr drum herum
Ab 2025 gilt: Alle Unternehmer müssen E-Rechnungen annehmen können.
- Das betrifft auch Kleinunternehmer, Vermieter oder Landwirte.
- Unternehmer ist Unternehmer – ganz egal, wie klein der Betrieb ist.
Beispiel:
Stellen Sie sich vor, Sie sind Maler und rechnen die Garagenvermietung nebenbei ab. Auch dann gilt: „Her mit der E-Rechnung!“ – ob Sie wollen oder nicht.
Quelle: BMF-Entwurf 25.06.2025 [1].
2. PDF war gestern – jetzt zählt das Format
Eine PDF per Mail ist ab 2025 keine E-Rechnung mehr.
Nur ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 gilt als rechtskonform.
- Kommt die Datei im falschen Format, ist es nur eine „sonstige Rechnung“.
- Der Empfänger muss prüfen („validieren“), ob die Datei technisch passt.
Beispiel:
So wie beim Schraubenkauf: Auf der Schachtel steht M6 – drin sind aber M8. Sie müssen reinschauen, sonst passt die Schraube nicht.
Quelle: BMF-Entwurf 25.06.2025 [1].
3. Technik & Empfang – „kein geht nicht“
- Sie brauchen kein Extra-Mailpostfach nur für Rechnungen.
- Aber: Ihre Software (DATEV, Lexware, Haufe, sevDesk usw.) muss E-Rechnungen lesen können.
- Ein „Das geht bei mir nicht“ gilt ab 2025 nicht mehr.
Beispiel:
Sie sind Dachdecker. Wenn Ihr System das XML nicht lesen kann, sagt der Großhändler nicht mehr: „Kein Problem, hier die Rechnung in Papier.“ Stattdessen: „Dann haben Sie eben Pech gehabt.“
Quelle: BMF-Entwurf 25.06.2025 [1].
4. GoBD & Aufbewahrung – Ordnung muss sein
Das Finanzamt will: den strukturierten Datensatz archivieren.
Die PDF ist nur dann wichtig, wenn dort Zusatzinfos stehen (z. B. „bezahlt am 15.8.“).
Beispiel:
Stellen Sie sich vor, Sie legen den Bauplan in den Tresor, aber den handschriftlichen Zettel „Dachrinne nicht vergessen“ kleben Sie daneben. Beides kann wichtig sein – je nachdem, was draufsteht.
Quelle: GoBD-Schreiben 14.07.2025 [2].
⚠️ Ohne Abnahme keine Gültigkeit – Finanzamt als TÜV
Stellen Sie sich das Finanzamt wie den TÜV bei einem Bauprojekt vor:
- Ihre Arbeit (die E-Rechnung) kann noch so ordentlich sein – wenn sie nicht abgenommen wird, zählt sie nicht.
- Wird die Rechnung wegen Formfehlern nicht anerkannt, muss sie neu erstellt werden.
- Das kostet Geld, Zeit und vor allem Nerven.
Beispiel:
Sie haben ein Dach fertiggestellt. Aber wenn der Bauleiter sagt: „Abnahme nicht erteilt“, müssen Sie nochmal ran. Genauso verhält es sich beim Finanzamt mit einer fehlerhaften Rechnung.
Fazit: Was Sie jetzt tun sollten
- Richten Sie eine Softwarelösung ein, die E-Rechnungen schreiben und empfangen kann.
- Prüfen Sie Ihre internen Abläufe: Wer nimmt Rechnungen an, wer validiert, wer archiviert?
- Passen Sie Ihre Verfahrensdokumentation an – das ist Ihr „Bauplan“ für die Steuerprüfung.
Und das Beste: Sie müssen damit nicht alleine anfangen.
👉 Wir helfen Ihnen gern als Partner bei der Umsetzung – von der Auswahl der Software bis zur Dokumentation.
Quellen:
[1] BMF-Entwurf „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung …“ vom 25.06.2025
[2] BMF-Schreiben zur Änderung der GoBD vom 14.07.2025